Kurzzusammenfassung

Ein Dauermandat ist bei mir eine regelmäßige Begleitung – so lange, wie der Mandant sie möchte. Aus einem Baukastensystem wird ausgewählt, welcher Leistungsumfang gewünscht ist. Daraus ergibt sich ein fester monatlicher Preis.

Der häufigste Anwendungsfall ist die laufende Begleitung einer Business-Planung. Es geht aber auch ohne: Manche Mandanten möchten schlicht regelmäßig ihre BWA besprechen – und genau das ist dann der Inhalt.

Dieser Beitrag zeigt, wie ein Dauermandat aufgebaut ist, warum meine Mandanten vor allem die Transparenz und Sicherheit, die sie dadurch erhalten, schätzen – und für wen sich eine laufende Begleitung nicht lohnt.

Ein Plan allein reicht nicht

Viele Berater erstellen einen Businessplan – und lassen den Mandanten damit anschließend allein.

Übertragen auf Ihren eigenen Beruf hieße das: Sie stellen eine Diagnose, erklären dem Patienten genau, was er tun muss, um gesund zu werden – und sehen ihn danach nie wieder. Ob er den Weg tatsächlich geht, ob unterwegs etwas dazwischenkommt, ob nachgesteuert werden müsste: unbekannt.

In der Medizin würde das niemand für gute Behandlung halten. In der betriebswirtschaftlichen Beratung ist es erstaunlich verbreitet.

=> Ein Plan ist der Anfang einer Entwicklung – nicht ihr Abschluss.

Was ein Dauermandat bei mir bedeutet

Weil der Begriff sehr unterschiedlich verwendet wird, zunächst die Definition:
Ein Dauermandat ist bei mir die regelmäßige Begleitung eines Mandanten – so lange, wie er es möchte.

Wichtig ist mir dabei, dass es sich ausdrücklich nicht um eine (teure) Flatrate handelt. Der Mandant wählt aus einem Baukastensystem aus, welchen Leistungsumfang er sich wünscht – und bezahlt genau dafür. Zur Wahl stehen im Wesentlichen:

• Die Anzahl der Gespräche bzw. Onlinetermine:
  Wie oft im Jahr wollen wir uns austauschen? Das reicht von wenigen Terminen bis zu einem monatlichen Rhythmus.
  
  
• Die Anzahl der Soll-Ist-Abgleiche zur Business-Planung:
  Wie engmaschig soll überprüft werden, ob die Praxis auf dem geplanten Weg ist?
  
  
• Die Anzahl der Soll-Ist-Abgleiche zur Marketingstrategie:
  Für Praxen, bei denen die Gewinnung und Bindung von Patienten im Vordergrund steht.

Aus der gebuchten Leistung ergibt sich ein fester monatlicher Preis – transparent und im Voraus bekannt. Ändert sich die Situation der Praxis, wird der Umfang angepasst: In ruhigen Phasen genügen weniger Termine, in Umbruchphasen mehr.

Der häufigste Anwendungsfall ist dabei die laufende Begleitung einer Business-Planung. Zwingend ist sie aber nicht: Ich habe zum Beispiel einen Mandanten, der ganz bewusst keine Planung führt, aber regelmäßig seine BWA mit mir bespricht. Das ist ein vollwertiges Dauermandat – nur mit anderem Inhalt.

Und ein Punkt, der mir besonders wichtig ist: Meine Dauermandate sind zum Monatsende kündbar. Es gibt keine lange Vertragsbindung, wie sie in der Branche häufig ist. Das hat eine unbequeme Konsequenz für mich – meine Mandanten arbeiten mit mir, weil sie es wollen, nicht, weil sie es müssen. Jeden Monat aufs Neue. Wenn Mandanten dann über zehn, fünfzehn und bald zwanzig Jahre bleiben, ist das für mich die einzige Bewertung, die wirklich zählt.

=> Nicht der Umfang macht ein Dauermandat aus, sondern die Regelmäßigkeit – den Umfang bestimmen Sie.

Warum ich meine eigenen Planungen wiedersehen muss

Wo eine Business-Planung besteht, hat die dauerhafte Begleitung auch eine fachliche Seite, die viele unterschätzen:
Ich erfahre regelmäßig, ob meine Planung gut war. Ich erstelle Businesspläne also nicht theoretisch, sondern bekomme über Jahre mit, was aus ihnen geworden ist – und habe dadurch ein sehr gutes Gefühl dafür entwickelt, auf welchem Niveau ich bei einem neuen Mandanten planen kann.

Damit übernehme ich auch die Verantwortung für meine Pläne. Ich lasse den Mandanten nicht damit allein, um ihm später zu erklären, es liege an ihm, wenn es anders gekommen ist.

=> Wer seine eigenen Planungen nie wiedersieht, kann aus ihnen auch nichts lernen.

Der Blick nach vorn: Steuern, Ärzteversorgung und Darlehen

Wo eine Business-Planung besteht, gehört zu jedem Termin – in der Regel vierteljährlich – ein fester Blick nach vorn. Wir sehen uns dabei drei Dinge an:

• Die Steuerzahlungen:
  Welche Vorauszahlungen wurden bereits geleistet, und welche tatsächlichen Zahlungen stehen noch an?
  Daraus ergibt sich häufig eine belastbare Vorstellung davon, welche Beträge in den nächsten ein bis drei Jahren für Steuern zurückgelegt werden müssen.
  
  
• Die Beiträge zur Ärzteversorgung:
  Dasselbe gilt für die Ärzteversorgung – auch hier fallen Nachzahlungen und Anpassungen oft zeitversetzt an und treffen sonst unvorbereitet.
  
  
• Die Entwicklung der Darlehen:
  Wir sehen uns an, wie sich die Darlehen in den kommenden Jahren entwickeln. So lässt sich frühzeitig sagen, wann Tilgungen beginnen – oder wann ein Darlehen ausläuft.

Gerade der letzte Punkt entspannt viele Mandanten spürbar. Zu wissen, dass im kommenden Jahr beispielsweise 30.000 Euro Tilgung pro Jahr wegfallen, verändert die Sicht auf die eigene Situation erheblich – und erlaubt Entscheidungen, die man sonst aus Vorsicht verschoben hätte.

Wie schnell man sich sonst über den eigenen Kontostand täuscht, habe ich in einem eigenen Beitrag beschrieben.

=> Wer weiß, was in drei Jahren auf ihn zukommt, trifft heute andere Entscheidungen.

Was meine Mandanten am meisten schätzen: Transparenz und Sicherheit

Wenn ich meine Mandanten frage, was ihnen am Dauermandat am wichtigsten ist, kommt selten die Antwort „die Auswertungen". Es kommt fast immer: die gewonnene Transparenz und Sicherheit.

Sie erhalten regelmäßig eine ehrliche Einschätzung, ob sich ihre Praxis gut entwickelt oder eben nicht. Nicht einmal im Jahr, sondern laufend – und von jemandem, der die Vorjahre kennt.

Bemerkenswert dabei: Das gilt keineswegs nur für Praxen mit Problemen. Ich betreue Praxen mit sehr hohen Gewinnen, die diese Leistung gerade deshalb gerne nutzen. Denn auch dort ist die Sorge da, dass es einmal schlechter laufen könnte – und je besser es läuft, desto größer ist die Fallhöhe.

=> Transparenz und Sicherheit entstehen nicht dadurch, dass nichts passieren kann – sondern dadurch, dass man rechtzeitig erfährt, wenn etwas passiert.

Zahlen sagen wenig ohne die Lebenssituation

Mandanten sind keine Maschinen, sondern Menschen. Deshalb beurteile ich die Zahlen einer Praxis immer im Verhältnis zur jeweiligen Lebenssituation.

Ich habe Praxisinhaberinnen begleitet, die während der Praxisführung Nachwuchs bekommen haben. Ich habe Mandanten begleitet, die eine Trennung durchgemacht oder den Verlust des Partners verkraften mussten. All das wirkt sich auf eine Praxis aus – manchmal für Monate, manchmal für Jahre.

Wer solche Umstände nicht kennt, bewertet dieselben Zahlen völlig anders. Ein Rückgang kann ein Warnsignal sein – oder schlicht die logische Folge einer Lebensphase, in der andere Dinge Vorrang haben.

Und seien wir ehrlich: Solche persönlichen Dinge erzählt man nicht jedem. Man erzählt sie jemandem, den man seit Jahren kennt – mit dem man Höhen und vor allem Tiefen gemeinsam durchgestanden hat.

=> Dieselbe Zahl kann Alarmsignal oder Selbstverständlichkeit sein – das entscheidet der Mensch dahinter, nicht die BWA.

Zwei sehr unterschiedliche Aufgaben

Was meine eigentliche Aufgabe im laufenden Mandat ist, hängt stark davon ab, wie es der Praxis geht.
Es sind zwei fast gegensätzliche Rollen:

• Bei Praxen, die es schwerer haben:
  Hier geht es zuerst um Motivation – und darum, beim Thema Betriebswirtschaft dranzubleiben, damit die Entwicklung nicht vollends aus dem Ruder läuft. Wir haben immer einen Plan, wie es besser wird, und daran arbeiten wir gemeinsam weiter.
  
  
• Bei Praxen, die sehr gut laufen:
  Hier besteht meine Aufgabe oft darin, ein Bewusstsein zu schaffen – und die „Erlaubnis" zu geben, auch einmal weniger zu arbeiten. Dazu gehört die Frage, womit man eigentlich zufrieden ist. Denn manche geraten in einen Bereich, in dem sie sich überfordern und bei Gesundheit und Familie Raubbau betreiben.

Über beiden Situationen steht dasselbe Thema: die Work-Life-Balance – betrachtet von außen, als neutraler Beobachter, der nicht mitten im Praxisalltag steckt.

=> Manchmal ist die wichtigste betriebswirtschaftliche Empfehlung, weniger zu arbeiten.

Für wen sich das lohnt – und für wen nicht

Ehrlicherweise gehört auch das dazu: Ein Dauermandat ist nicht für jeden sinnvoll.

Wer eine klar umrissene, einmalige Frage hat – eine Finanzierung, eine Gründungsplanung –, braucht keine dauerhafte Begleitung. Dafür gibt es das passende Projekt, und danach ist die Aufgabe erledigt.

Sinnvoll wird die laufende Begleitung dort, wo dauerhaft Verantwortung getragen wird: für Zahlen, für ein Team, für Investitionen. Und dort, wo jemand diese Entscheidungen nicht allein treffen möchte, sondern mit jemandem, der die Praxis und ihre Geschichte kennt.

=> Ein Projekt beantwortet eine Frage. Eine Begleitung sorgt dafür, dass die richtigen Fragen früh genug gestellt werden.

Fazit: Nicht die Menge der Beratung entscheidet, sondern ihre Regelmäßigkeit

Ob mit oder ohne Business-Planung, ob mit vier oder zwölf Terminen im Jahr: Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern dass jemand die Entwicklung Ihrer Praxis über die Jahre mitverfolgt, hinterfragt, einordnet und unterstützt.

Genau darin liegt der Unterschied zwischen einem Ratschlag und einer Begleitung – und genau deshalb sind manche Mandanten seit weit über zehn Jahren dabei.

=> Wer nur bei Problemen berät, kommt zwangsläufig immer zu spät.

Frage an Sie

Wann haben Sie zuletzt über die wirtschaftliche Entwicklung Ihrer Praxis gesprochen – mit jemandem, der auch die Vorjahre kennt?

Das könnte Sie auch interessieren …

• Mein Blogbeitrag vom 04.08.2026
  #BestPraxisTipp – Halbjahres-Check: Diese Praxiszahlen sollten Sie jetzt prüfen
  
  
• Mein Blogbeitrag vom 28.10.2025
  #BestPraxisBeratung – Controlling in der Praxis: Mehr als nur Kontrolle

Wenn Sie wissen möchten, ob eine laufende Begleitung für Ihre Praxis sinnvoll ist – oder ob ein einmaliges Projekt genügt –, vereinbaren Sie gerne ein kostenfreies und unverbindliches Orientierungsgespräch. Wir sehen gemeinsam, was Ihre Situation tatsächlich braucht.

Über diesen Beitrag

Die Inhalte dieses Beitrags stammen aus meiner täglichen Beratungspraxis – aus realen Mandantengesprächen, echten Praxisfällen und über 25 Jahren Erfahrung in der betriebswirtschaftlichen Beratung von Ärzten und Zahnärzten. Bei der sprachlichen Ausarbeitung nutze ich digitale Werkzeuge.
Themenwahl, fachliche Inhalte und Freigabe liegen ausschließlich bei mir.

Michael Kreuzer, Diplom-Kaufmann und Geschäftsführer der BestPraxis GmbH