Kurzzusammenfassung

Die Juni-BWA ist die erste wirklich belastbare Auswertung des Jahres. Die Quartalszahlen sind dafür oft nicht ganz so gut geeignet – zu viele Schwankungen, dazu Weihnachtsferien und Feiertage im ersten Quartal.

Beim Halbjahres-Check geht es nicht nur um Umsatz, Kosten und Gewinn. Entscheidend ist, was dahintersteckt: Sonderfaktoren können das Bild deutlich schöner – oder schlechter – erscheinen lassen, als es tatsächlich ist.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, worauf Sie schauen sollten, warum das zweite Halbjahr planbare Zusatzbelastungen mitbringt und wie Sie bei Steuern und Ärzteversorgung die richtige Entscheidung treffen.

Warum gerade jetzt der richtige Moment ist

In meiner Beratung ist die Halbjahres-BWA die wichtigste Zwischenstation des Jahres. Der Grund liegt in der Aussagekraft: Die Auswertungen des ersten Quartals schwanken stark. Weihnachtsferien, Feiertage und einzelne abrechnungsstarke oder -schwache Monate verzerren das Bild so sehr, dass Rückschlüsse kaum möglich sind.

Nach sechs Monaten sieht das anders aus. Jetzt erkennt man Entwicklungen statt Ausschläge. Und man erkennt auch Dinge, die vorher nicht auffielen – zum Beispiel, wenn es jemand mit den Schließtagen um Ostern und Pfingsten etwas zu gut gemeint hat. Solche Effekte sieht man im März nicht, im Halbjahr dagegen deutlich.

Ehrlich gesagt ist dies auch der Zeitpunkt, an dem manche Mandanten neue Motivation brauchen. Wenn das erste Halbjahr hinter den Erwartungen liegt, ist das kein Grund zum Resignieren – sondern der letzte gute Moment, um das Jahresergebnis noch zu beeinflussen.

=> Nach sechs Monaten haben Sie erstmals belastbare Zahlen – und immer noch fast ein halbes Jahr Zeit, sie zu verändern.

Schritt 1 – Umsatz, Kosten und Gewinn im Vergleich

Beginnen Sie mit den kumulierten Halbjahreswerten, nicht mit dem Einzelmonat Juni. Vergleichen Sie diese Werte mit dem Vorjahreszeitraum und – falls vorhanden – mit Ihrer Planung.

Die entscheidende Frage ist dabei nicht, ob es mehr oder weniger geworden ist. Sondern: Woher kommt die Abweichung?

=> Eine Zahl ohne Vergleichswert ist keine Information.

Schritt 2 – Sonderfaktoren herausrechnen

Das ist aus meiner Sicht der wichtigste Schritt – und der, den die meisten überspringen. Denn in Umsatz und Kosten stecken regelmäßig Einmaleffekte, die nichts mit der laufenden Leistung Ihrer Praxis zu tun haben:

• Sondereinnahmen im Umsatz:
  Erstattungen von Krankenversicherungen bei erkrankten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern, Versicherungsleistungen nach Schadensfällen und ähnliche Zahlungen erscheinen in der BWA als Einnahme. Sie lassen das Bild schöner erscheinen, als es ist – und sollten für die Beurteilung herausgerechnet werden.
  
  
• Sonderkosten auf der Kostenseite:
  Kosten durch einen Personalwechsel, notwendige Investitionen oder anstehende Validierungen belasten das Halbjahr, sagen aber nichts über Ihre dauerhafte Kostenstruktur aus.

Erst nach dieser Bereinigung wissen Sie, wie Ihre Praxis tatsächlich läuft. Und genau diese bereinigte Zahl ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen – insbesondere für die Frage der Vorauszahlungen weiter unten.

=> Beurteilen Sie nie das Ergebnis, ohne die Sonderfaktoren zu kennen – sonst planen Sie auf einer Illusion.

Schritt 3 – Was im zweiten Halbjahr auf Sie zukommt

Die zweite Jahreshälfte bringt in vielen Praxen planbare Zusatzbelastungen mit sich, die im ersten Halbjahr nicht vorkommen:

• Sonderzahlungen an das Team:
  Urlaubsgeld und später Weihnachtsgeld stehen in der Regel in der zweiten Jahreshälfte an. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um zu planen, dass diese Zahlungen auch tatsächlich geleistet werden können.
  
  
• Investitionen und Anschaffungen:
  Viele Praxen entscheiden im zweiten Halbjahr über Geräte oder Umbauten. Diese Entscheidungen gehören auf eine belastbare Zahlenbasis – nicht auf ein Bauchgefühl im November.

Wer diese Posten jetzt einplant, wird im Dezember nicht davon überrascht.

=> Was Sie im August wissen, kostet Sie im Dezember keine Nerven.

Schritt 4 – Der Blick auf die Mitarbeitergespräche

Dieser Punkt gehört für mich unmittelbar zu den Sonderzahlungen – auch wenn er auf den ersten Blick nicht nach einer Zahl aussieht.

Denn Urlaubs- und Weihnachtsgeld müssen erwirtschaftet werden. Und der wirksamste Hebel dafür ist ein motiviertes Team. Prüfen Sie daher im Halbjahres-Check auch: Wie regelmäßig haben Sie Ihre Mitarbeitergespräche in diesem Jahr tatsächlich geführt?

Ein gutes Gespräch im zweiten Halbjahr kann genau die Motivation fördern, die nötig ist, damit die Praxis das leistet, was die Sonderzahlungen erst möglich macht. Wie Mitarbeitergespräche wirksam gestaltet werden, habe ich in einem eigenen Beitrag beschrieben.

=> Sonderzahlungen sind kein Zufall – sie sind das Ergebnis dessen, was Ihr Team im zweiten Halbjahr leistet.

Schritt 5 – Liquidität, Steuern und Ärzteversorgung

Jetzt kommt der Blick nach vorn. Entscheidend ist nicht, was auf dem Konto liegt, sondern welcher Teil davon tatsächlich frei verfügbar ist – ein Thema, das ich im Beitrag über das Praxiskonto ausführlich beschrieben habe.

Beim Halbjahres-Check prüfe ich mit meinen Mandanten deshalb, ob die Vorauszahlungen für Steuern und Ärzteversorgung noch zur tatsächlichen Gewinnentwicklung passen. Und hier gibt es keine pauschale Antwort, sondern zwei unterschiedliche Situationen:

• Wenn das zweite Halbjahr voraussichtlich gleich gut oder besser läuft:
  Das gilt etwa, wenn ich mit steigenden Gewinnen rechne oder wenn das erste Halbjahr nur durch Sonderkosten schlechter aussah als geplant. In diesen Fällen empfehle ich, die Steuervorauszahlung zu erhöhen. So verteilt sich die Last, und die Nachzahlung fällt später nicht als Paket an.
  
  
• Wenn Zweifel am zweiten Halbjahr bestehen:
  Das ist der Fall, wenn das erste Halbjahr durch Sondereinnahmen besser aussah als es tatsächlich war oder wenn ich mit einer schwächeren zweiten Jahreshälfte rechne. Dann rate ich davon ab, die Vorauszahlung zu erhöhen – besser ist es, das Geld konsequent beiseitezulegen.

Der Hintergrund dieser Unterscheidung ist wichtig: Überzahlte Steuern sind Geld, das Ihrem Konto fehlt. Im ungünstigen Fall führt das dazu, dass Sie Kontokorrentzinsen zahlen, während beim Finanzamt Ihr Guthaben liegt. Das macht wirtschaftlich keinen Sinn.

Es geht also um eine doppelte Disziplin: Das Geld, das Finanzamt und Ärzteversorgung zusteht, darf nicht anderweitig verplant werden – gleichzeitig sollte es aber auch nicht unnötig früh abfließen.

=> Ziel ist nicht, möglichst früh zu zahlen – sondern jederzeit zahlungsfähig zu sein, ohne Zinsen für eigenes Geld aufzuwenden.

Schritt 6 – Aus Zahlen Maßnahmen machen

Ein Check ist kein Selbstzweck. Am Ende sollten immer konkrete Entscheidungen stehen:

• Bei Umsatzrückgang:
  Woran liegt es – Termine, Behandlungsspektrum, Schließtage, Personalkapazität?
  Und was davon können Sie im zweiten Halbjahr noch beeinflussen?
  
  
• Bei steigenden Kosten:
  Handelt es sich um eine dauerhafte Entwicklung oder einen Einmaleffekt?
  Dauerhafte Kostensteigerungen brauchen eine Reaktion, Einmaleffekte nicht.
  
  
• Bei guter Entwicklung:
  Auch das ist eine Entscheidungssituation – etwa für geplante Investitionen, Rücklagen oder die Anpassung der Vorauszahlungen.

=> Ein Halbjahres-Check, aus dem keine Maßnahme folgt, war nur eine Zahlenschau.

Fazit: Prüfen ist gut – rechtzeitig prüfen ist entscheidend

Der große Unterschied zum Jahresend-Check liegt im Handlungsspielraum. Im Dezember können Sie das Ergebnis nur noch feststellen. Im August können Sie es noch verändern.

Nehmen Sie sich deshalb einmal bewusst Zeit für Ihre Halbjahreszahlen – mit dem Blick auf die Sonderfaktoren, auf das, was im zweiten Halbjahr auf Sie zukommt, und auf die Frage, welcher Teil Ihres Geldes wirklich Ihnen gehört.

=> Zahlen zu kennen ist Pflicht – sie früh genug zu kennen, ist der eigentliche Vorteil.

Frage an Sie

Haben Sie Ihre Halbjahreszahlen bereits mit dem Vorjahr verglichen und die Sonderfaktoren herausgerechnet – oder verlassen Sie sich bislang auf Ihr Gefühl?

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Wenn Sie Ihre Halbjahreszahlen nicht allein einordnen möchten – oder wissen wollen, welche Sonderfaktoren Ihr Ergebnis beeinflusst haben –, vereinbaren Sie gerne ein kostenfreies und unverbindliches Orientierungsgespräch. Gemeinsam schauen wir, was Ihre Zahlen wirklich sagen und was daraus für das zweite Halbjahr folgt.