Mindmanager und Sie behalten den Überblick

Die Zeit!!! Auch wenn wir nicht immer daran denken wollen, so ist doch Zeit ein knappes und äußerst wertvolles Gut, mit dem wir sorgsam umgehen sollten. Deshalb ist es so wichtig, dass wir unsere Zeit bewusst verwenden und nicht verschwenden.

Mit der Technik des Mindmanagers haben Sie die Möglichkeiten, eine Vielzahl von verschiedenen Aufgaben übersichtlich auf einer Seite darzustellen.

Zeitmanagement für Mediziner/innen, Zahnärzte/innen und Ärzte/innen

Der Begriff „MandManager“ wird zumeist mit der gleichnamigen Software in Verbindung gebracht. Diese Software erlaubt es, dass Sie alle Ihre Gedanken und/oder Aufgaben sammeln und einfach sortieren.

Ob Sie nun einfach ein weißes Blatt Papier verwenden, die Original-Mindmanagersoftware oder eine andere Version (wie z.B. das kostenfreie „Xmind“) verwenden spielt hier keine nennenswerte Rolle.

Es geht dabei, dass Sie möglichst in einer Mindmap alle Ihre Ideen bzw. Aufgaben sammeln. Dabei entwickelt sich eine Art Baumstruktur, bei der sich ein Punkt zu immer mehr Unterpunkten verzweigt und Sie so eine Gliederung erhalten.

Hier zeigt sich auch gleich der Vorteil einer Softwarelösung, da Sie hier „Äste“ schnell verschieben können oder auch Zwischenüberschriften einfügen oder wieder lösen können.
Deshalb empfehle ich auch eine Softwarelösung. Anfangs ist das Arbeiten damit gewöhnungsbedürftig und braucht etwas Geduld, mit der Zeit ist ein schnelles Arbeiten möglich.

Ich empfehle folgende Vorgehensweise:

• Sammeln Sie erstmal alle Punkte, die Ihnen spontan einfallen.
  Gerne setzen Sie die neuen Punkte an die spontan richtige Stelle, verwenden Sie aber im ersten Schritt noch wenig Zeit auf die Struktur.
• Erst wenn Ihnen keine zusätzlichen Punkte mehr einfallen, fangen Sie an richtig zu strukturieren:
  • Welche Punkte sind gegebenenfalls doppelt?
  • Wo können Sie Äste zu einer Überschrift zusammenfassen?
  • Welche Punkte haben ggf. keine Relevanz und können Sie erstmal beiseiteschieben?
• Mein Grundsatz dabei ist: Weniger ist mehr – ohne etwas ganz wegzulassen!
• Wenn Sie mit der Struktur fertig sind, beginnen Sie Prioritäten zu setzen.
  Besonders wichtig sind die Aufgaben, die Sie mit Priorität 1 bis 3 gesetzt haben.
  Um die Prioritäten festzulegen, nehmen Sie sich immer zwei Punkte und wägen Sie zwischen den beiden ab. Dabei sollte nach Möglichkeit die Wichtigkeit und nicht die Eiligkeit Ihr höchstes Kriterium sein.
• Immer wenn Ihnen – gegebenenfalls auch später – wieder neue Punkte einfallen, fügen Sie diese in Ihrer Struktur ein und prüfen Sie, ob sich dadurch Ihre Prioritäten ändern.

Sie werden sehen, dass es anfangs ungewohnt ist, wenn Sie sich aber daran gewöhnt haben, kommen Sie mit der Erledigung Ihrer Aufgaben schnell voran.

Und noch ein Tipp: Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, schreiben Sie ein Datum dahinter und schieben Sie diese Aufgabe in einen Unterpunkt „erledigt“. Dadurch können Sie später immer sehen, was Sie schon alles vollbracht haben.

Zeitmanagement der Praxis der Zahnärzteberatung / Ärzteberatung

Gerade Zahnärztinnen / Zahnärzte bzw. Ärztinnen / Ärzte werden während der Existenzgründung / Niederlassung und dann in der Selbständigkeit von unzähligen Themen regelrecht überrollt: Organisation, Personalführung, Betriebswirtschaft, Recht, Steuern….

Da kann man schnell mal den Überblick verlieren. In diesen Fällen nutze ich gerne eine zentrale Mindmap, die jede Mandantin / jeder Mandant für sich persönlich pflegt. In unseren regelmäßigen Terminen im Rahmen der Praxisberatung bzw. Coachings besprechen wir dann Prioritäten und legen Termine fest. Das Gute an einer Mindmap ist, dass man alle seine Themen – die einen möglicherweise sogar belasten – zentral speichert und damit sie aus seinem Kopf löschen kann.

Der Blick auf die Mindmap bringt jede Zahn-/Arztin bzw. jedem Zahn-/Arzt dann wieder Klarheit darüber, was – bis wann – zu tun ist.

Übrigens: Ich selber nutze Mindmaps auch bei fast allen Gelegenheiten: Wenn ich ein Mandantentermin oder ein Seminar vorbereite, wenn ich Gespräche vor- oder nachbearbeite oder oder oder…. Ein für mich gesehen tolles Tool sowohl für die Planung, als auch für ein gutes Controlling! Probieren Sie es aus oder sprechen Sie mich gerne an!

Wir freuen uns über Kommentare, Erfahrungen und Ideen für weitere Blog-Artikel!

Die Serie Zeitmanagement für Mediziner/innen, Zahnärzte/innen und Ärzte/innen besteht aus folgenden Teilen:

1. Das Pareto-Prinzip (80-20-Regel) erspart Ihnen unnötigen Aufwand (12.04.2021)
2. Mit der 60-Sekunden-Regel bekommen Sie Ihre Aufgaben erledigt (29.04.2021)
3. „Done is better than perfect“ bringt Sie voran (07.05.2021)
4. „Eat the Frog“ hilft Ihnen unliebsame Aufgaben zu erledigen (26.05.2021)
5. Effektivität vor Effizienz – Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigen (10.06.2021)
6. Delegieren Sie, aber richtig (01.07.2021)
   
7. Mindmanager und Sie behalten den Überblick (22.07.2021)
8. Vermeiden Sie Unterbrechungen (16.09.2021)
   
9. Das Gesetz der Minimalkonstanz bringt Sie Schritt für Schritt voran (07.10.2021)
10. Das Parkinsonsche Gesetz lässt Sie effizienter arbeiten (28.10.2021)