Delegieren Sie, aber richtig!

Die Zeit!!! Auch wenn wir nicht immer daran denken wollen, so ist doch Zeit ein knappes und äußerst wertvolles Gut, mit dem wir sorgsam umgehen sollten. Deshalb ist es so wichtig, dass wir unsere Zeit bewusst verwenden und nicht verschwenden.

Zeit können Sie immer sparen, wenn Sie delegieren, aber nur, wenn Sie richtig delegieren.

Zeitmanagement für Mediziner/innen, Zahnärzte/innen und Ärzte/innen

Delegation bedeutet, dass Sie Aufgaben nicht selber erledigen, sondern an jemanden Anderen übergeben. Dabei kommt es jedoch immer wieder vor, dass Sie hinterher mit dem Ablauf der Erledigung der Aufgabe oder dem Ergebnis unzufrieden sind. Das kann Sie dann wieder viel Zeit kosten.

Deshalb beachten Sie folgende Regeln:

• Überlegen Sie sich selber genau was Ihnen bei dem Ergebnis und gegebenenfalls bei der Erledigung der Aufgabe (also dem Weg) wichtig ist. Nur, wenn Sie selber wissen, was Sie wollen, können Sie es ihrer/m Mitarbeiter/in erklären.
• Prüfen Sie, welche/r Mitarbeiter/in (MFA, ZFA, Praxismanger/in, angestellte/r Arzt / Zahnarzt) für die Erledigung der Aufgabe zuständig ist und ob sie/er der Aufgabe gewachsen ist.
• Delegieren Sie so, dass Ihre Delegation zum/zur Mitarbeiter/in passt:
  • Es gibt Mitarbeiter/innen, denen Sie lediglich das Ergebnis mitteilen müssen. Den Weg zu diesem Ergebnis findet der/die Mitarbeiter/in selber und Sie brauchen hier nichts zu tun.
  • Es gibt jedoch auch Mitarbeiter/innen die nicht die Erfahrung oder Kompetenz haben, den Weg selber zu finden. Bei diesen Mitarbeiter/innen müssen Sie gegebenenfalls jeden einzelnen Schritt erklären.
  • Und natürlich gibt es alle Abstufungen dazwischen.
• Wenn Sie nicht wissen, was Ihr/e Mitarbeiter/in kann, dann ist es oft sinnvoll, Vertrauen in seine Mitarbeiter/innen zu setzen. Wenn es nicht funktioniert, geben Sie Schritt für Schritt mehr vor.
• Ziel sollte es aber immer mehr sein, dass Sie selber möglichst wenig tun müssen. Ihre Mitarbeiter/innen sollte also (möglichst) lernen möglichst eigenständig zu arbeiten.
• Und setzen Sie Zeitlimits:
  • Bis wann soll das Ergebnis vorliegen?
  • Bis wann soll welcher Zwischenschritt erreicht sein?
• Sollte die Aufgabe erledigt sein, denken Sie unbedingt an Ihr Lob für die Dinge, die gut gelaufen sind!
• Versuchen Sie nicht zu tadeln, für die Dinge, die nicht gut gelaufen sind, da ansonsten Ihr Lob nur wie ein Vorwand klingt. Besser sind Formulierungen wie: „Und wenn Sie beim nächsten Mal noch…. tun, ist es perfekt!“

 Beachten Sie, dass wenn Sie Aufgaben delegieren, die in Ihrer Kernkompetenz liegen (z.B. Behandlungen), dann wird es sehr wahrscheinlich dazu kommen, dass die Aufgabe nicht in der identischen Qualität gelöst wird, wie Sie das tun würden.

Gerade in Zahnarztpraxen finden sich die Erwartungen, dass (Vorbereitungs-)Assistenten die Patienten in der identischen Qualität behandelt werden sollen, wie es von dem/der Praxis-Inhaber/in erbracht werden würde. Das ist natürlich ein Irrglaube und sollte auch nicht Ihr Anspruch sein.

Wichtig ist, dass erstmal eine Qualität erzielt wird, die der/die Patient/in als gut empfindet. Ihr Patient / Ihre Patientin ist also die erste Qualitätsmesslatte, die es zu erreichen gilt! An Ihrem Qualitätsanspruch kann Ihr/e Assistent/in dann noch in Ruhe arbeiten.

Zeitmanagement aus der Praxis der Zahnarztberatung / Arztberatung

Die Delegation von Aufgaben an eine zahnmedizinische/n Fachangestellte/n (ZFA) bzw. medizinische/n Fachangestellte/n (MFA) klingt immer recht einfach – ist es in vielen Fällen aber nicht. In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass Zahnärztinnen / Zahnärzte bzw. Ärztinnen / Ärzte Ihren Mitarbeiter/innen „hinschmeißen“ und dann mit dem Ergebnis unzufrieden sind, die Aufgabe dann selber übernehmen und mit Ihren Mitarbeiter/innen unzufrieden sind.

Kaum ein/e – oder wahrscheinlich kein/e – Zahnärztin / Zahnarzt bzw. Ärztin / Arzt hat im Studium oder Assistenzzeit die Delegation gelernt. Sie wissen aber möglicherweise noch, wie Sie Aufgaben gut delegiert bekommen haben. Orientieren Sie sich persönlich daran und bleiben Sie mit Ihrer/m Mitarbeiter/in einfach im Gespräch, wie die Aufgabe läuft! Im ersten Schritt kann das Interesse sein, wenn notwendig, wird es zur Kontrolle.

Ein Tipp: Mit Mitarbeiter/innen mit denen ich arbeite, führe wöchentlich ein kurzes Einzelgespräch, um auch über die Prozesse und Aufgaben zu sprechen. Bei Ihnen können das sowohl eine regelmäßige Morgenrunde, eine regelmäßige Teamrunde oder auch regelmäßige Einzelgespräche sein. Gerne unterstützen wir Sie dabei, wie das ganz einfach geht.

Wir freuen uns über Kommentare, Erfahrungen und Ideen für weitere Blog-Artikel!

Die Serie Zeitmanagement für Mediziner/innen, Zahnärzte/innen und Ärzte/innen besteht aus folgenden Teilen:

1. Das Pareto-Prinzip (80-20-Regel) erspart Ihnen unnötigen Aufwand (12.04.2021)
2. Mit der 60-Sekunden-Regel bekommen Sie Ihre Aufgaben erledigt (29.04.2021)
3. „Done is better than perfect“ bringt Sie voran (07.05.2021)
4. „Eat the Frog“ hilft Ihnen unliebsame Aufgaben zu erledigen (26.05.2021)
5. Effektivität vor Effizienz – Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigen (10.06.2021)
6. Delegieren Sie, aber richtig (01.07.2021)
   
7. Mindmanager und Sie behalten den Überblick (22.07.2021)
8. Vermeiden Sie Unterbrechungen (16.09.2021)
   
9. Das Gesetz der Minimalkonstanz bringt Sie Schritt für Schritt voran (07.10.2021)
10. Das Parkinsonsche Gesetz lässt Sie effizienter arbeiten (28.10.2021)